Учет договоров в 1С-Битрикс Корпоративный портал: от подготовки проекта до подписания

Модуль "Конструктор документов" помимо своей основной функции, подготовки офисных документов по шаблону, способен облегчить ведение реестра договоров в Вашей компании.
Рассмотрим принцип создания договоров и ведение реестра договоров с помощью модуля "Конструктор документов", интегрированного с CRM и Бизнес-процессами на примере этого простого шаблона.



Для запуска бизнес-процесса необходим минимум информации:
- выбрать собственное юридическое лицо (если у Вас одна фирма - можно устнановить ее по-умолчанию)
- выбрать шаблон договора
- указать контактное лицо
- указать префикс нумерации
- выбрать флаг сразу присвоить номер или создать проект договора


Все необходимые реквизиты (ИНН, ОГРН, банковские данные, адреса и т.д.) будут заполнены на основании данных, которые будут указаны в профиле компании


Первым действием создаем проект договора на основании заранее подготовленного шаблона и заполненных полей Сделки. Созданный файл помещается в типовую библиотеку документов, в которой доступны все стандартные действия: обсуждение, бизнес-процессы, редактирование и т.д.



Вместе с этим, созданный документ помещается в общий журнал документов модуля. В журнале можно скачать документ, перейти к документу, перейти к компании или сделке.



Дополнительно, созданный документ фиксируется в поле "Файлы" как Сделки, так и Компании. Данный механизм позволяет быстро получить доступ ко всем файлам, привязанной к конкретной сделке и всей компании целиком. Ссылки обеспечивают переход в библиотеку документов.



После всех процедур внутренних исправлений и согласований созданный документ можно отправить по электронной почте клиенту. Список адресов формируется автоматически на основании контактных данных, связанных с компанией. Если ни в контактах, ни в карточке компании не будет указано ни одного e-mail - будет доступен ручной ввод адреса получателя. В качестве обратного адреса используется адрес CRM из настроек портала или адрес пользователя, если адрес CRM не указан. Факт отправки письма регистрируется в событиях сделки и компании с указанием адреса, темы, содержания и списка отправленных файлов.





Пока идет процесс согласования номер договору не присвоен. Как только бизнес процесс проходит действие "Согласование договора", договору автоматически присваивается очередной номер. Таким образом, не происходит "пропадание" номеров и нумерация идет по порядку.

Таким образом, модуль "Конструктор документов" реализует подготовку проекта договора по шаблону, отправку проекта клиенту, фиксацию отправлений в событиях CRM, ведение реестра созданных договоров. Обеспечивает оптимальный доступ к документам клиента из профиля сделки и компании.