Первичные бухгалтерские документы. Зачем они нужны и где их хранить в интернет магазине.

Любая сделка между юридическими лицами обязательно сопровождается набором бухгалтерских документов. Так называемые “первичные документы” подтверждают разные события в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг и т.п.

В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространенную ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Как правило, документы готовит поставщик, реже исполнитель.

Перечень наиболее часто используемых первичных документов выглядит следующим образом:



Документы для сделки с клиентом

• Договор — это начало сделки. В нём определяются условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки выполняется. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
• Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
• Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Они выдаются тогда, когда происходит оплата наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение.
• Накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
• Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.
• Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте.
  

Специальный раздел с документами для удобства покупателя


Согласитесь, покупателю будет максимально удобно, когда все его документы собраны в одном разделе личного кабинета, а ссылки на документы по заказу есть на детальной странице самого заказа.


В платформе для оптовых и B2B продаж АЛЬФА: B2B мы создали специальный раздел в личном кабинете, в котором клиент может видеть все документы, которые для него загрузит поставщик. Раздел называется “Документы”. Все документы можно сортировать по дате и типу документа через фильтр справа.


Дополнительно, в каждом заказе есть специальный блок, в который выгружаются все необходимые первичные документы по этому заказу. Покупателям очень нравится такое удобство.



Как сделать удобно менеджерам


Счета по заказам попадают в раздел документов автоматически. Остальные документы можно выгрузить в личный кабинет из 1С или вручную.
Для удобства менеджеров, которые работают вручную, мы добавили специальную вкладку на странице управления заказом, где они смогут загрузить любые документы к заказу: счета-фактуры, накладные и т.д.


Благодаря такой опции каждый клиент получит необходимый набор документов, а менеджер будет избавлен от необходимости сканирования документов и отправки их каждому клиенту по электронной почте.


Посмотреть работу нового функционала можно на демо-сайте  


Кому нужен подобный функционал в розничном интернет-магазине — пишите, подскажем как сделать.

Посмотреть весь список улучшений и исправлений вы можете в карточке решения на Маркетплейс
Направляйте ваши вопросы по обновлению и функционалу решения по электронной почте. Не забывайте подсказывать нужный вам новый функционал, который может появится уже в следующем обновлении.

Важно: Все обновления бесплатны при активном лицензионном ключе. Перед обновлением ОБЯЗАТЕЛЬНО создайте резервную копию.

Если у вас уже есть АЛЬФА: B2B - обновляйтесь без промедления, чтобы получить все вышеперечисленное на своем сайте.
А если вы только присматриваетесь к оптовому порталу, будем рады ответить на все ваши вопросы по электронной почте или через онлайн консультант.