Улей: Управление целями

Управление целями — важный и эффективный процесс внутренней жизни компании, объединяющий функции планирования, контроля и мотивации сотрудников.

Он предусматривает постановку целей для компании в целом, отдельных подразделений, сотрудников и проектов компании, контроль за полученными результатами и определение размеров мотивации работников.

Ролевая модель модуля предусматривает 4 роли:

Администратор — имеет права на добавление, чтение, изменение целей. Уполномоченный сотрудник добавляет цели для подразделений и настраивает параметры запуска, запускает процесс целеполагания, утверждает и корректирует формы на всех этапах процесса. Также он видит отчеты по всем подразделениям и сотрудникам в компании.

Сотрудник — имеет права на чтение и изменение своих целей. Сотрудник заполняет личные формы целей и самооценок, отправляет на согласование своему руководителю.

Руководитель — имеет права на чтение и изменение как своих целей, так и целей своих подчиненных. Руководитель определяется согласно организационной структуре компании на портале. Он согласовывает формы целей и оценок сотрудников своего подразделения и отправляет принятые им формы на согласование директору. Также он может вернуть форму на корректировку сотруднику, либо при необходимости редактирует форму сам. Руководителю доступен сводный отчет по своим подчиненным.

Директор — имеет права на чтение и изменение целей. Директор определяется как руководитель подразделения на один уровень выше, относительно подразделения сотрудника. Он может скорректировать формы целей и оценок в своих подразделениях, вернуть цель на корректировку предыдущему звену и проанализировать сводный отчет по своим подчиненным.


Начало работы с модулем

В качестве стартовой страницы модуля выступает страница со списком всех целей. Чтобы отобрать цели и видеть только необходимые, используются фильтры “На текущий момент” и “Прошлые периоды”.

У руководителей подразделений, помимо своих целей, также отображаются и цели подчиненных.


Из верхнего меню можно попасть к следующим направлениям:

• Цели — страница с целями сотрудника или подразделения, в зависимости от назначенной роли на портале.
  
• Оценки — страница со списками самооценок, как отдельно для каждого сотрудника, так и по подразделениям для руководителей/директоров.
  
• Сводная — страница отображает средние показатели прогресса целей по всем подразделениям.
  
• Каталог целей — страница, в которой формируются верхнеуровневые цели.
  
• Настройки процесса — страница настройки параметров запуска процесса целеполагания.
  
• Контроль процесса — страница, содержащая информацию об этапах прохождения основного процесса подразделениями.
  

Создание целей администратором

Основной процесс целеполагания начинается с создания целей в модуле, для этого администратор переходит в раздел «Каталог целей», нажимает кнопку «+ Добавить цель», и заполняет информацию по списку.


Администратор также добавляет подразделения, которым будет видна заводимая цель.


Фильтр в верхней части страницы позволяет проводить поиск по:

1. Названию;
   
2. Разделу;
   
3. ID – номеру цели;
   
4. Типу цели: корпоративная или индивидуальная
   

При запуске целей для сотрудника или подразделения, в которое он входит, система автоматически направляет ему оповещение о необходимости заполнить форму целей.

! Если сотрудник не просматривает уведомления или они у него отключены, то сотруднику на почту приходит письмо с уведомлением.


Переходя по ссылке из оповещения, сотрудник видит только список своих целей.


Создание целей сотрудником

У всех сотрудников есть возможность самостоятельно ставить себе цель. Завести цель он может несколькими способами:

• В левом меню перейти в раздел «Управление целями»
  
• В горизонтальном меню перейти во вкладку «Цели»
  
• Нажать левой кнопкой мыши в столбце «Сотрудник» на свою фамилию. Откроется слайдер с личными целями сотрудника
  

*Цели для сотрудника также могут заводить его непосредственные руководители.

Далее сотруднику предлагается заполнить форму, где необходимо:

• Выбрать тип цели: корпоративная или индивидуальная
  
• Вписать «Критерии выполнения» цели сотрудником.
  
• В поле «Вес (=100)» прописать процент важности, выбранной сотрудником цели (общий вес всех целей не должен превышать заданного значения, обычно – 100%);
  

После того как форма целей полностью и правильно заполнена, ее можно отправить на согласование руководителю с помощью кнопки «Отправить на согласование».


После того как сотрудник отправил цели на согласование, руководитель может:

• Менять цели и задачи сотрудника;
  
• Добавлять критерии выполнения;
  
• Редактировать «Вес» цели;
  
• Удалять цели;
  
• Добавлять новые цели.
  

Если руководитель удовлетворен информацией в карточке целей, то он согласовывает её с помощью кнопки «Согласовать».

Если руководитель решил отправить форму на корректировку обратно нижестоящему звену, он нажимает на кнопку «Не согласовывать» и оставляет комментарий с причиной возвращения на доработку, который в свою очередь отобразится в «Истории» карточки.


Оценка целей сотрудников

Для реализации принципов целевого управления, в компании могут проводиться регулярные сессии по согласованию целей, подведению итогов и оценке результатов.

При этом руководитель может не проводить офлайн встречи для обсуждения итогов, выставления оценок и согласования целей на новый период, а оставлять комментарии по целям, оценивать их и планировать новые непосредственно в Битрикс24, в модуле “Управление целями”.



На странице оценок формируется список сотрудников компании, которые согласовали все свои цели с руководством и перешли к этапу проведения самооценок.

Сотрудник также может самостоятельно оценивать выполнение поставленных задач. Карточка самостоятельной оценки выглядит следующим образом:


После самостоятельной оценки целей, сначала они уходят на оценку к непосредственным руководителям, далее они направляются на согласование директору, а после принимаются администратором портала. По завершении прохождения цепочки согласования от всех вышестоящих коллег, оценка считается утвержденной.


Настройка запуска процессов

Страница «Настройки процесса» необходима администратору для настройки параметров основных процессов целеполагания.




Привязка процессов к подразделениям

Настроенные процессы, которые хранятся в списках «Настройки процесса», можно привязывать к конкретным подразделениям или распространить на всю компанию, что позволяет реализовать системный подход целевого управления в компании.



Контроль процессов

На станице «Контроля процессов» администратор может проводить, как проверку параметров перед запуском, так и контролировать или наблюдать за запущенными процессами, привязанных к подразделениям компании.



Сводная таблица

Вкладка верхнего меню “Сводная” предназначена для контроля прогресса выполнения целей, настроенных администратором.  

• В рабочей области отражены колонки:
  
• Подразделения;
  
• Цели и задачи;
  
• Среднее по цели - среднее значение прогресса цели по всем подразделениям;
  
• Среднее по подразделению - среднее значение прогресса всех целей по определенному подразделению.
  

Фильтр под верхним меню позволит проводить поиск по:

• Подразделение;
  
• Название цели.
  

Видимость целей зависит от доступов, которые дал администратор.


Структурированные результаты достижения целей могут использовать как для финансовой мотивации сотрудника, так и для подразделения в целом.